Por Audra Proctor (CEO da Changefirst). Edição em português pela Dextera.
As Comunicações de Mudança estão no centro de todos os projetos de Mudança. No entanto, muitas empresas esquecem das necessidades dos colaboradores ao planejarem a sua estratégia de Comunicação de Mudança. Aqui estão nossas 4 dicas para ajudá-lo a criar comunicações eficazes para suas iniciativas de mudança.
1. Não se esqueça do ‘porquê’
Como aponta a Forbes¹, a execução da estratégia depende da compreensão dos colaboradores sobre a lógica da Mudança para que possam apoiar o plano e desempenhar o seu papel na execução.
E, como resultado, a sua estratégia de Comunicação de Mudança precisa começar com a questão básica do porquê – “por que as coisas não podem continuar como estão”.
Um “porquê” fraco pode ser uma barreira poderosa para as pessoas que escolhem se envolver com seus esforços de mudança. Então, você precisa deixar claro:
- Qual é o objetivo da Mudança;
- Como a Mudança se ajusta aos seus valores e objetivos organizacionais;
- Quais são as implicações pessoais da Mudança e seus planos específicos para apoiar as pessoas durante ela.
Você também precisa garantir que suas comunicações em torno da Mudança:
- Sejam claras e consistentes na forma como respondem às perguntas acima;
- Disponibilizam um nível de informação suficiente e equilibrado em todos os canais relevantes, para ajudar a construir compreensão e energia necessária para participar da Mudança;
- Todos os envolvidos nas Comunicações de Mudança, por ex. líderes, profissionais de pessoas/RH e a equipe de comunicação (interna ou de marketing) estejam alinhados e entregando mensagens consistentes.
2. Seja claro sobre quem entregará a mensagem
Para serem eficazes, as suas Comunicações de Mudança precisam ser entregues pelas pessoas certas e de forma estruturada e consistente por líderes e influenciadores da sua Rede de Mudança. Na Dextera, com a metodologia PCI, usamos um processo chamado mapeamento da Rede de Mudança (muitas vezes chamado de mapeamento de stakeholders), que permite compreender e avaliar o verdadeiro poder, influência e relacionamentos que você precisa aproveitar para comunicações de mudança eficazes.
Este processo permite que você:
- Identifique onde as Comunicações de Mudança terão o maior impacto;
- Determine quem tem mais credibilidade para se comunicar com os grupos impactados;
- Chegue a um acordo sobre quem precisa estar preparado e apoiado para cumprir seu plano de Comunicação de Mudança.
Para ter sucesso, os seus líderes precisarão ser claros sobre que tipo de mensagens precisam ser repetidas e reforçadas. E devem estar disponíveis aos colaboradores para fornecer transparência, orientação e apoio.
3. Considere as necessidades do seu público no processo
Seu público-alvo da Mudança pode muito bem parecer o mesmo de 12 meses atrás – ou até 5 anos atrás – mas a maneira como eles consomem informações quase certamente terá mudado.
Simplesmente, eles decidem como recebem as informações e, igualmente importante, de quem as recebem. O que você precisa fazer ao criar seu plano é:
- Nas palavras de Chris Brogan: “Crescer orelhas maiores”
- E, se você não sabe por onde começar, pergunte ao seu público. A comunicação é uma coisa pessoal. Normalmente, a comunicação “cara a cara” é a opção preferida – quando uma grande mudança está envolvida – mas uma combinação de tipos de mídia, desde e-mail até conteúdo de vídeo, também pode amplificar e reforçar sua mensagem de forma eficaz.
Para ser eficaz, seu público espera uma comunicação:
- Que seja oportuna e consistente. A mensagem certa para as pessoas certas na hora certa;
- Aonde o que vem do topo é consistente com as mensagens dos gerentes de linha e intermediários e adaptado ao seu contexto e realidade cultural;
- Como um processo bidirecional. Lembre-se de que a proporção entre orelhas e boca é de 2:1. Use-os nesta ordem.
4. Certifique-se de ter dados para medir o engajamento
O verdadeiro teste de suas Comunicações de Mudança é até que ponto os funcionários se engajaram e seu sucesso pode fazer ou quebrar um projeto de Gestão de Mudanças. E como saber se está no caminho certo, se não mensurar ao longo do caminho? É por isso que adotamos uma abordagem baseada em dados e mais de 40% dos profissionais nas organizações dos nossos clientes utilizam a nossa ferramenta de Avaliação da Efetividade de Comunicação para obter feedback dos grupos impactados para orientar os seus próximos passos.
A Avaliação da Efetividade da Comunicação (CEA) identifica quão eficazes são as Comunicações de Mudança. Composta por 12 perguntas, a ferramenta pede ao respondente que forneça uma resposta baseada em suas próprias experiências, conhecimentos e sentimentos.
Usado antecipadamente e em intervalos regulares, pode ajudá-lo a coletar os dados necessários para refinar e personalizar suas mensagens. E, também, orientar os sponsors para superar possíveis resistências e mitigar os riscos das pessoas. Além de simplificar o planejamento de comunicações futuras.
PCI pode ajudá-lo a fornecer comunicações de mudança eficazes
Fornecer Comunicações de Mudança Organizacional eficazes pode ser um desafio. Nossa metodologia PCI oferece:
- Uma abordagem estruturada e comprovada para entregar mudanças usando 6 Fatores Críticos de Sucesso;
- Uma maneira de focar nas coisas certas para comunicar e executar – para que as pessoas tenham a transparência, a orientação e o apoio que precisam para se engajarem no Processo de Mudança.
O Fator Crítico de Sucesso 3, em particular, concentra-se em como criar um plano de Comunicação de Mudança que:
- Ajuda os colaboradores a antecipar a mudança que está por vir;
- Promove o entusiasmo e o compromisso com a mudança;
- Pode diminuir o impacto da resistência à mudança;
- Dá ao público-alvo uma melhor compreensão da intenção de mudança e do seu papel a desempenhar na entrega – produtos e resultados.
Tudo como parte de uma abordagem mais ampla para promover o engajamento que inclui envolvimento, recompensas e reconhecimento. Além de aprendizado estruturado sobre Mudança.
Publicação original: https://blog.changefirst.com/blog/2011/06/4-qualities-of-a-successful-change-communications-strategy
Nota:
